任务与结果的差别
星期四, 八月 28, 2008
一级秘书的做法：发通知—用电子邮件或在公布栏上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二级秘书的做法：捉落实—发出通知后，再一一打电话给参会的人做确认，确保每个人都被及时通知到。
三级秘书的做法：重检查—发通知，落实到人后，第二天在会议前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立刻向总经理报告，保证总经理在会前知悉缺席情况，是否确定缺席的人必须参加会议。
四级秘书的做法：勤准备—发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否运作正常，并在会议室门上贴上小纸条：此会议室明天几点到几点有会议。
五级秘书的做法：细准备—发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后发给与会者过去与这议题相关的资料，供他们参考（主管通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六级秘书的做法：做记录—发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（允许的话，做一个录音备份）。
七级秘书的做法：发记录—会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八级秘书的做法：定责任—将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关负责人，然后经当事人确认后，做成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期追踪各项任务的完成情况，并及时给总经理报告。
九级秘书的做法：做流程—把上述过程做成标准化的《会议》流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九级，形成不依赖任何人的会议服务体系。
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